メール保管者の介入と教育-（Exchange環境）
私のキャリアを通して、私は電子メールの買いだめであったかなりの数のユーザーに出会いました...
私は100ユーザーの環境を管理していますが、以前は100 MBの割り当てと基本的なCyrus IMAP/Postfixソリューションがありました。これにより、ローカルに保存された多くのメールと、データの保持に関連する問題が発生し、PCの障害後にメールが失われました。
私はすぐに MailArchiva （検出/アーカイブ用）を使用してExchange 2010に移行し、このセットアップで1年近く働き続けています。インバウンドとアウトのすべてがアーカイブされ、コンプライアンスの目的で保持されます。最初に、ユーザーごとに3GBのメールボックス制限を設定しました。少数のユーザーが、ワーキングセットの電子メール用に追加のスペースを必要としており、それを正当化することができたため、いくつかの例外を設けました。しかし、私には1人の特に悪い（しかし重要な）ユーザーがいて、その受信トレイは現在22,000アイテムあり、そのうち14,000は未読です。それはおそらくメッセージの数ではなく、電子メールの性質です。たくさんのレポート、ステートメント、大きなPDF添付ファイル。これもBlackberryユーザーなので、件名に基づいて選択的にメールを読んでいると思われます。ユーザーは初めて3GBの制限に達しました。メールの流れを維持するために、削除された3,000個のアイテムを処理しましたが、メールの整理方法についてユーザーを教育する方法がわかりません。厳格なポリシーを設定して、ハードになることができます。ユーザーと一緒に座ってメールの並べ替えと削除を支援することもできます。いずれにしても、教育を支援する方法の本当の問題には対処していません。
この種の状況に対処するためのヒントはありますか？ガイドラインの例をいくつか教えてください。会社でポリシーを使用している場合、どのような種類のポリシーが人々を管理下に置くのに役立ちますか？
メールの使い方は人によって異なりますが、特定の方法で組織に強制することは困難です。私は最良の例ではないかもしれませんが、何を保持し、何を削除するかも知っています。
Update-最初の戦いは終わりました。合理的な剪定によってユーザーをExchangeメールボックスの制限以下に保つことができました。しかし、私はユーザーのコンピューターを再構築しに行き、6,500をわずかに超えるサブフォルダーを持つ17GBのローカルPSTファイルを発見しました！ユーザーはメッセージを（移動ではなく）サブフォルダーの配列にコピーしていました。単一のメッセージが複数のフォルダにコピー/ファイルされる場合があります。 アンダースコア（_）とプレフィックス（a-z）は、ファイル内のフォルダーの表示順序を制御するために使用されました。 ユーザーは、メッセージの受信トレイレコードを後でローカルPSTのサブフォルダーの1つにファイリングするために、送信メールで自分自身をCC化していました。これはテクノロジーの絶対的な誤用であり、会社のデータを整理するための恐ろしい方法です。現在は会社の責任となっているため、状況に対処するために所有者に引き渡します。
これは純粋な管理上の問題かもしれませんが、私の経験では、この種の決定は、あまりにも頻繁に正当化および実施するためにシステム管理者スタッフに委ねられています。このため、システム管理者としての私の仕事は、管理に問題があることを納得させ、真剣に受け止め、管理メカニズムを確立することです。それは役に立つかもしれません。
私の古い雇用主の1人はGroupWiseシステムを持っていましたが、当時はその中にクォータメカニズムがありませんでした（これは少し前のことですが、GWはしばらくの間それを持っていました）。したがって、最終的にはピアプレッシャー方式に頼りました。毎月、各部門で最大の$ Xのメールボックスのレポートを印刷し、オフィスマネージャーに送信します。 2か月以内に、最大のメールボックスの上位5つのリストの平均サイズははるかに小さくなりました。
この問題に注意を払うように経営陣を説得するのに役立つと私が見つけたいくつかの方法：
メールストレージのコストを定義する
「しかしGoogleはそれを行う」という反発を受けている場合は、メールのコストを示すスプレッドシートの作成を開始します。マネージャーはコストを理解しています。あなた、またはあなたが物を購入する人々は、あなたのサーバーのハードウェア、ソフトウェア、AVソフトウェア、およびその他の関連する費用を負担します。これから、メールストレージに1MBあたりのドル数を割り当てることができます。これにより、200MBのメールボックスに対して3GBのメールボックスに適切な金額を与えることができます。
ちなみに、これが代数を学校で学んだ理由です。
これは、次の3つの方法のいずれかになります。
- 彼らはメールストレージの支出を増やします。彼らは数字を見て、彼らが過小投資していることに気づき、あなたが「あるべき」場所にたどり着くためにそれにお金を投げます。
- 彼らは、このコストをより適切に管理するために、メールの増加に下向きの圧力をかけることに同意します。
- 彼らは％*＆！@それを言います！ クラウドへ！
メールシステムのアップグレードコストを生成します
上記があなたの狂ったスプレッドシートのスキルを超えている場合は、ストレージ消費曲線を先取りするためのアップグレード計画を作成することは、少なくとも会話を始めるための良い方法です。彼らがアップグレードのためにbigbigmoneyを見るとき、彼らは理由を尋ねるでしょう。そして、あなたは彼らに言うでしょう。このコストを回避する方法を尋ねるときは、ビッグメールユーザーに下向きの圧力をかけることに言及してください。
単純なストレージの購入を正当化するために、上記の両方を実行しました。同じテクニックが電子メールでも機能し、アプリケーションスタック全体がストレージ/バックアップインフラストラクチャの上に配置されます。ユニットあたりのドル（または選択通貨）は、コストと過度の贅沢の危険性を強調するための優れた方法です。時にはそれは非常に重要な戦略的変化を引き起こす可能性があります（クラウドにを参照してください！）。時々それは緩い資源を不快にすることができます。
政治的に言えば、電子メールの消費に下方圧力を与える方法についていくつかの提案を提供することは良い考えです。しかし、それはそれだけです。実際にそれらを実装するか、他のマネージャーにそうするように説得しなければならない経営者への提案です。
私たちの解決策は苦痛なピットでした。パートナー組織の1つ（k12教育）が訴訟（FOIA）での発見要求に見舞われました。大量の電子メールを分類し、秘密のビットを修正するためのコストは莫大（約10万ドル）で、要求と一致する可能性のある電子メールが保存されたためです。私たちの弁護士が提案し、私たちの監督者は厳格な保持ポリシーを導入したので、将来の要求のコストを制限することができました。
デフォルトでは、すべてのメールは45日後に削除されます。法的な理由で保存する必要があるものはすべて、 管理フォルダー に移動する必要があります。さまざまな保持ポリシーが適用されたいくつかの異なる管理フォルダーがあります。
とにかく、私のポイントは、これはビジネス上の決定であるべきであり、ITがストレージについて不平を言うのではないということです。実際のコストを明確にするために最善を尽くし、巨大なメールボックスを持つことの潜在的なコストを指摘します。次に、コストに基づいて意思決定を行う執行役員。
任意に割り当てられたクォータは、ユーザーには意味がありません。
それはあなたの問題ではないと思います。私の考えでは、それはマネージャーの問題です。 yoは難しいとは思いませんが、誰かがそうする必要があるようです。
ユーザーの自由な電子メールストレージは、会社のお金を犠牲にしています。ユーザーは自分のオフィスにゴミを蓄えることを許可されません-なぜ電子メールサーバーにゴミを蓄えるのが違うのですか？
ITは、パフォーマンスとバックアップの問題のため、データストレージに制限を設定する必要があります。これらは、現実的、物理的、具体的な懸念事項です。うまくいけば、ITセキュリティ、ディザスタリカバリ、電子メールの保持、利用規定などに関する企業ポリシーが、これらの種類の懸念に「歯」を与えるでしょう。
ユーザーを「助ける」ことが絶対に必要な場合は、少なくとも、受信した日付に基づいて受信メッセージを「2010」、「2011」、「2012」などのフォルダーにファイルするOutlookルールを設定することを検討します。次に、ユーザー（またはあなた）は、一度に1年ごとに古い電子メールを整理できます。これにより、受信トレイフォルダも小さくなります。
私は自分の「ITライフ」のほぼすべてを請負業者であるので、このようなことをめぐって政治的な戦いを戦う必要はありませんでした。このような問題を抱えている「経営幹部」ユーザー（または中小企業では所有者または所有者の家族）がいた場合、私はおそらく戦うのではなく降伏することになります。私は少なくともビジネスケースを作ろうとしていますが、おそらくあきらめることにもなり、そのビジネスケースが「CYA」の目的のために書面で作成され、最終的に運用上の困難が生じた場合は間違いなく欲しいと思います。
私たちは同じ問題を抱えていました、それは現在制御されています、しかし私はそれが戻ってくると確信しています。
まず第一に、問題となるのはめったにメッセージの数ではありません-そしてあなたの場合ではありません、22,000は何もありません、私のメールボックスは200,000以上のメッセージになります-それは＆^％$＃添付ファイルです。
添付ファイルはファイルを保存するためのひどい方法だと思いますが、送信日または受信日、ファイルの送信者または送信者などのメタデータが保持されるため、多くの人が気に入っています。また、人々はただ怠惰です-添付ファイルの保存と削除には時間がかかります。
私たちの場合、教育が鍵でした。より大きな割り当てを「必要とする」人々が、隠れたコスト（バックアップ時間とストレージの必要性、回復時間、法的な問題があった場合の悪夢など）を確実に理解するようにしました。
次に、最大の問題が添付ファイルであることを彼らが理解していることを確認しました（これが、私がオンラインで非常に多くの電子メールを保持した理由です-私は自分の添付ファイルを厳密に取り除いたので、自分のメールボックスをポイントして、あなた、しかし私のメールボックスは1/4未満のサイズです」）そして彼らが添付ファイルを扱うのを助けるために彼らにいくつかのツールを与えました。
私たちが使用したツールは、ほとんどがより多くのトレーニングでした。メッセージをサイズで並べ替える方法、添付ファイルを保存する方法、一度に複数の添付ファイルを保存する方法、「メタデータ」が必要な場合にメールをファイルに保存する方法、添付ファイルを削除する方法（および変更を保存する必要性）それらを削除した後）、ディレクトリ構造の設定などに役立ちます。
ちょうど2つのケース（そしてそのうちの1つは私でした）では、サードパーティのツールを使用して支援することができました。メッセージやファイルを保存するツールはたくさんあります。使用します EZDetachとMessageSave、 それらは問題ありませんが、多くの人にとって十分にユーザーフレンドリーではありません（公平を期すために、私がこの機能のために調べた製品はどれも、一般ユーザーにとって十分に簡単ではありませんでした）。 1人のユーザーにとって、彼らはソフトウェアの使い方を学び、月に1回実行して、すべての添付ファイルを一度に抽出および削除するというアイデアを気に入りました。私たちがそれを使おうとした他のすべての人にとって、彼らはそれが複雑すぎると感じたので、私たちは基本的なOutlookトレーニングに固執しました。
私たちの場合、社長が大口ユーザーの1人であり、上級管理職がEZDetachが好きだったため、うまくいきました。彼らは私たちに人々に「いや、誰もこれ以上の電子メールの割り当てを取得することはできません。これらのテクニックがビッグウィッグで機能すれば、彼らはあなたのために機能します！」と伝えるのに十分な勢いを与えました。
従業員が認識している正式なポリシーがあるようです：特別なケースの免除の正当な理由なしに3GBのストレージ制限があります。 「メールを読まない」というのは（私見）正当な理由ではありません。
ユーザーのマネージャーは、ユーザーが全社的なITポリシーの遵守を拒否していることを通知する必要があり、ポリシーが理にかなっている理由について経営幹部にビジネスケースを作成する準備をする必要があります。 。 （誰もがGmailアカウントを持っている最近では、本当の正当化はコストがかかるでしょう）。
この人が本当に余分なスペースを必要とする場合、割り当てバンプの正当な理由を書面で提供できるはずです。
それを超えて、3GBのしきい値に近いユーザーとそのマネージャーにCYAメモ（紙にコピーを保管）を送信して、ユーザーが減少しないとメールの受信を停止するという事実を詳しく説明する必要があります。それらを利用するか、より多くのスペースが必要な正当な理由を提出してください。あなたはすでにこの人を助けるために一度邪魔になったので、書面による通知の後、この時点で行動を起こすのは彼らの責任になります（クリーンアップするか、クォータの増加を懇願します）、そうでなければメールのバウンスは彼ら =障害。
この人のメールがバウンスしているため、糞がファンに当たったときに顔がいっぱいになるのを避けるために、できる限りのことをしたい。
ご存知のように、これは実際には管理上の問題であり、技術的な問題ではありません。
このユーザーのマネージャーと話をします。状況を説明してください。ディスク容量は有限のリソースであることを説明します。彼または彼女は本当にこの従業員と話をする必要があることを説明し、電子メールの管理、アーカイブ、および削除により多くの時間を費やす必要があることを彼らに知らせます。マネージャーがそうする気がない場合は、[ここに経営幹部を挿入]に行く必要があることを伝え、他の人のようにメールを管理するのに煩わされないほど従業員が重要である理由を説明します。であり、[経営幹部]は、このユーザーのニーズをサポートするために、追加のディスクとバックアップスペースの購入を承認する必要があります。
メールを整理できない人はメールを検索していません。彼らはそれらを見逃すことさえありません。受信トレイの22,000通のメールは今年のものではないと思います。そのため、メールは毎年別々のサブフォルダーに移動します。それでもフォルダには多すぎる場合は、毎月サブフォルダを追加します。
何を送信したかは気にしないので、これが「送信済み」フォルダを整理する方法です。受信メールへの特定の回答を探したい場合は、その日付までドリルダウンできます。受信メールのみを整理します。
電子メールとドキュメントについてのことは、それらを別々のメディアの階層構造に置くことは悪い考えであるということです。完璧な世界では、両方を「ボックス」に入れ、ラベルを付けてタグを付け、ボックスとボックスコンテンツをリンクします。それらのボックスには、メモ、電話メモ、電話、ファックスなども入れる必要があります。
すべて（または少なくともほとんど）の電子メールを保持することが不可欠である有効なケースは無数にあります-私がこれまでに経験したほとんどの仕事はそうです：さまざまな顧客に関連するすべての電子メール、何が行われたかいつ、ステータスレポートなど。
そして、3Gには厳しい制限があると言ったら、ユーザーは「でもGoogleは7GBをくれます...」のようなことを言うでしょう。
個人的な、逸話的な、経験から-これまでで最高のセットアップは、最初の大学でした。1999年に、電子メール、個人ファイル、割り当て、個人のWebページを収容するためのネットワーク割り当てが与えられました。何パーセントが何に使用されたかは、完全に各ユーザー次第でした。