従業員から送信されたすべての電子メールをどのようにアーカイブできますか？
私のクライアントは中小企業を経営しています。この事業は従業員が少ない。現在、GoDaddyを介してWebおよび電子メールでホストされています。
法的な理由により、クライアントは従業員から送信された電子メールをアーカイブしたいと考えています。現在、電子メールはすべてPOP3を介して行われるため、すべての電子メールは基本的に個々のマシン上のファイルに格納されます（中小企業を思い出してください）。
これに対する安価な解決策は、外部との会話をアーカイブおよび追跡できるように、すべての電子メールをメインアカウントにBCCで送信することであると提案されています。私は個人的にそれを調査していませんが、どうやらGoDaddyはすべての受信メールに対してこれらの線に沿って何かを行うことができますが、送信メールに対してはできません。
中小企業の従業員からの受信/送信メールをアーカイブするための最も安価で簡単な方法は何でしょうか？
更新：
usersではなくemployeesを反映するようにタイトルを変更しました。これの目的は、法的な理由で送信された電子メールをアーカイブすることです。これは、従業員が認識し、それに乗り込むものです。
ここで重要なのは、基本的に、より小さく、より安価なプラットフォームを通じて、より大きなクラスのプラットフォームの機能をエミュレートすることです。答えが「できない場合は、Exchangeライセンスを購入する」であれば問題ありません。
これをあまりにもうまく言い表せなかったことをお詫びします。なぜそんなに混乱したのか理解できます。
私は討論に参加しませんが、Postfixのハウツーはここにあります-main.cfファイルに次の行を追加します：
sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/conf/sender_bcc
そしてsender_bccファイルに：
@yourdomain.com [email protected]
したがって、ドメインの誰かが電子メールを送信するたびに、bcc_accountはそれを受信します
多くの企業には、従業員が送受信したメッセージのコピーを保持することを要求する法的義務があります。これは非常に一般的な要求であるため、ほとんどすべての実行可能なビジネスクラスの電子メールプラットフォームには、何らかの形式のアーカイブが組み込まれているか、サードパーティがこれらの機能を追加するために必要なフックを提供します。
GoDaddyがホスティングサービスのアップグレードとしてアーカイブを提供していない場合、選択肢は限られています。他の多くのメールホスティング業者は、メールボックスごとに追加料金でこのサービスを提供しています。通常、会社のコンプライアンス担当者は、メッセージの検出とレビューを行うことができるWebインターフェイスへのアクセスを許可され、通常、いくつかの基本的なフィルター/レポートが組み込まれています。
あなたはよりフォーマルでアドホックなものを探しているようで、雇用主はこのアクセスの法的理由を持っていませんが、代わりにコントロールに飢えた豚です。彼の従業員にとって幸運なことに、クライアントレベルでこのようなことを実装するのは困難です。私はそれを行ういくつかの方法を想像することができますが、顧客についてもっとよく知らなければ（彼らはGoDaddyのPOP/IMAPホスティングまたは彼らのホワイトラベルExchangeホスティングを使用していますか？、クライアントはアウトバウンドメール用にどのように構成されていますか？など）、私はできませんこれ以上の情報を提供します。
数週間前に、クライアント向けのメールアーカイブソリューションを実装しました。 Smarshというサードパーティと一緒に行きました。彼らの主な焦点は金融業界（Sarbanes-Oxleyなど）です。この場合、オンサイトの電子メールサーバーがないため、サーバーで電子メールをホストするように切り替える必要があります。料金はユーザーあたり月額約15〜20ドルです。これを行うと、すべての受信メールと送信メールが自動的にアーカイブされます。 PSTファイルを使用して従業員の電子メールをオンラインアーカイブにアップロードすることもできます。
あなたはここでそれらを見つけることができます： http://smarsh.com 。または、独自の電子メールサーバーをオンサイトでホストし、DNS /電子メール設定を変更して、すべての受信および送信電子メールがSmarshを通過するようにすることもできます。
グーグルで「メールアーカイブ」を使って比較ショッピングをして、そこにあるさまざまな会社を見てみたいと思うかもしれません。
私は、すべての電子メールを複数年にわたってアーカイブする法的義務がある会社で働いています。私たちの場合、システムがユーザーに送信されたすべてのものをキャプチャすることを示す必要があります。これは意図的または偶発的に電子メールを除外する可能性がある手動の方法であるため、BCCのようなものは間違いなく失敗します。
別の会社（Microsoft Forefront）で電子メールをフィルタリングしてアーカイブすることを選択しました。規制の観点からは、完全な法的要件に準拠していることを示すのは簡単でした。クライアントがこれらと同じタイプの法的義務を負っており、これを安価で行おうとしている場合、内部アーカイブに関連する煩わしさは、それをアウトソーシングするコストをはるかに上回っていると思います。これは、彼が高度に規制された業界にいる場合に特に当てはまります。
これには、ホストの移動が必要になる場合があります。まず、法的義務をよく理解することから始め、次に監査中に法律を遵守していることを証明する方法を検討します。メールシステム全体をすでにアウトソーシングしている場合は、その業界に固有の会社にメールを移動するだけでよい場合があります。たとえば、金融業界には、電子メールホスティング、アーカイブ、フィルタリング、コンプライアンステストをすべて1つにまとめたプロバイダーがたくさんあります。ただし、法的要件を明確に理解していないと、クライアントがビジネスに悪影響を与えるリスクにさらされる可能性があります。
これには多くの理由が考えられます。多くの法域では、電子メールはビジネス文書であるか、ビジネス文書である可能性があるため、x年間保管する必要があります。
とにかく、あなたのクライアントはここで現実になる必要があります。彼にとってのBCCは役に立たない-それが法的な理由であるならば。彼は、アーカイブ機能を備えたビジネス用メールプラットフォームを入手する必要があります。これは、ほとんどすべてのLinux MTAで、安価で興味深いものを除外しています。
クライアントは次のことを行う必要があります。
- ファイアウォールですべてのSMTP会話をブロックして、これがバイパスされないようにします
- 適切なクラスの電子メールシステムを介してすべての電子メールを実行します。彼がExchangeに自分で支払うには安すぎる場合（SBSは比較的安価で、真剣に）、たとえば、適切なアーカイブ機能を備えたホスティングプロバイダーからExchangeメールボックスをレンタルすることでそうすることができます。
それは本当にビジネスプラットフォームの必要性に行き着きます。 GoDaddyは、明らかにそのような機能を提供していないため、クライアントは先に進む必要があります。いつものように、最も安い最もくだらないオファーは、単に必要なことをしないかもしれません;）
そうは言っても、倫理的な考慮事項もあります。ほとんどの法域では、上司が従業員に通知せずに読み取り可能なコピーを取得することは違法です（通知された紙に署名させます）。上司はすべてのビジネスメールを読む権利がありますが、通信が監視されていることを従業員に通知する必要がある場合があります。これは、適切なアーカイブソリューションの場合とは異なります。これは、電子メールが確実に保持されるようにするだけで、自動的に電子メールへのアクセスを許可しないためです。
倫理的問題（倫理は一定ではなく大きな変数です）を無視すると、法的な問題もあるかもしれませんが、それは完全に現地の法律に依存します。あなたはほぼ間違いなく私に当てはまるものとは異なりますが、これを確認することをお勧めします。現地の法律でこれが禁止されている場合、残りは問題にならないか、少なくとも問題にならないはずです。
あなたが提案することが可能であるかどうかは、使用されているソフトウェアなど、さまざまなことに依存しますが、ホストが設定する必要があります。これについてはGoDaddyにお問い合わせください。彼らが助けにならない、または助けない場合は、それを話の終わりとして受け入れるか、助けてくれるプロバイダーを探すことができます。
私は後発者です、お詫び申し上げます。
まず、クライアントにこの種の問題がある場合、GoDaddyホスティングは適切ではありません。
第二に、TomTomがいくつかの場所でほのめかしているように、別のアカウントへのbccは法的な異議申し立てに耐えられない可能性があります。他の用途では、特にbcc_accountが頻繁にバックアップされる場合は問題ありません。ただし、法的に取締役会を上回るには、正当な書き込み専用アーカイブソリューションを採用する必要があります。
私の主な推奨事項は、Hosted Exchangeソリューションにアクセスし、アーカイブを含めることです。 Rackspace の場合、アーカイブを含めてユーザーあたり月額13ドルかかります。
私の2番目の推奨事項は、MS Exchange、MS Small Business Server、または Ipswitch iMail のいずれかを使用することです。詳細については、私の 関連する質問への回答 小規模ネットワークでのExchangeについてを参照してください。
Hosted Exchangeは、どちらのMSソリューションよりもfar費用効果が高く、Ipswitchよりも優れている可能性があります。
編集
質問者は、BCCではなくアーカイブに関心があることを明確にしたので、Exchangeを使用せずにOutlookでこれをすぐに実行できます。OutlookでIMAPまたはPOP3アカウントをGoDaddyアカウントに設定すると、Outlookは.PSTファイルでメールを送信します。古いアイテムの自動アーカイブを有効にすることもできます。これにより、archive.pstファイルが作成されます。おそらく最善の方法は、これらをマップされたドライブに保存し（これはグループポリシーで実行できます）、それに応じてバックアップすることです。
一元化された方法が必要な場合（またはユーザーがOutlookを使用していない場合）、 fetchmail のようなものを実装して、GoDaddyからユーザーのメールを定期的にフェッチし、ローカルでディスクに保存できます。非常に堅牢で、いくつかの形式をサポートしています。