予測可能な受信Gmail添付ファイルの自動化
背景:私は小さな建設業で働いています。定期的に、請求書の添付/書き込みに使用するタイムシートをメールで受け取ります。
可能でしょうか
- タイムシートタイプの画像またはPDF添付ファイルを送信するメールにのみ、自動受信確認を送信します。
「タイムシート」や「ダウンロード済み」などの1つまたは2つの個別のラベルをGmailに付けます
特定のGoogleドライブフォルダに添付ファイルを送信します。
私が実際にやること
- メールに「タイムシート」として自動的にラベルを付けるGmailフィルターがあります。
- Gmailで
to:myEmail@gmail.com has:attachment
を検索します - 次に、添付ファイルを見て、実際にタイムシートであることを確認します
- 次に、「受信済み」という1ワードのメール返信を送信します。
- ファイルを特定のGoogleドライブフォルダーにダウンロードします。
- 次に、メールに「ダウンロード済み」というラベルを付けます
私が試したり楽しんだりしたアイデア:
特定のラベルが付いたすべての添付ファイルをGoogleドライブフォルダーにキャッシュするChromeアプリ。
問題は、私がすでに請求している古いメールか、請求が必要な新しいメールかを区別できないことです。
「#time-sheets」などの件名行に特定の文字列を使用するように下請業者/従業員に依頼し、添付ファイルではなく特定のタイムシートで電子メールを識別しやすくします。
下請け業者にタイムシートの代わりにGoogleフォームに情報を入力してもらい、スプレッドシートに入力して請求書を生成します。
問題:従業員/下請け業者によって実行された作業を検証するために、タイムシートごとにビルダーの署名が必要です。*
PDFフォームと、HelloSign&AcrobatのバージョンのようなWebサイトを使用します。
問題:これらの作成方法をどこで学ぶべきか、または受け取った領収書を自動化し、PDFをGoogleドライブフォルダーに保管するという私の問題を適切に解決できるかどうか、本当にわかりません。
Gmailだけでそこに行くことができます。 IFTTTのようなものを追加すると、もう少し先に進むことができます。ただし、それはおそらくあなたが望むほどインテリジェントではなく、時折誤った一致が得られる可能性があることに注意してください。
これが私の見解です。
- タイムシートタイプの画像またはPDFの添付ファイルを送信するメールにのみ、自動受信確認を送信します。
「Canned Responses」Gmail Labをオンにする必要があります。応答テキスト( "Received")を使用して定型応答を作成します。
次に、フィルターを調整または作成します。
to:myEmail@gmail.com has:attachment .pdf
これで、送信されたPDFファイルを取得できます。 (誰かが他の種類の添付ファイルを送信し、文字列「.pdf」をメッセージのどこかに挿入すると、誤った一致が得られる可能性があります。)
より多くのファイルタイプで一致させたい場合は、次のようなことができます
.png OR .jpg OR .gif OR .tiff OR .jpeg OR .tiff
アクションについては、「定型応答を送信する」を選択し、明らかに、以前に作成した定型応答を選択します。
- 「タイムシート」や「ダウンロード済み」など、1つまたは2つの個別のラベルでGmailにラベルを付けます(次の部分を読んでください)
2つの個別のラベルを持つフィルターを介してメッセージにラベルを付けるには、2つの個別のフィルターが必要です。あるフィルターの基準を他のフィルターにコピーするだけです。 (意欲的な場合は、フィルターをエクスポートし、結果のXMLを編集してから再インポートできます。)
- 特定のGoogleドライブフォルダに添付ファイルを送信します
IFTTTレシピを使えば簡単にできます。 Gmailチャンネルを使用すると、Gmail検索でトリガーでき、それを使用してGoogleドライブに保存できます。 レシピはこちら これはあなたがやりたいことと似ています。
問題は、これではおそらく十分ではないということです。
添付ファイルが実際のタイムシートであり、署名されていることを確認する必要があります。そのためには人間の介入が必要です。また、誰かがタイムシートではないPDFを送信すると、簡単に台無しになります。送信者にフィルターで使用できる件名に特定のキーワードを入力させることで少し改善できるかもしれませんが、それでも誤検出(キーワードを誤って使用する場合)またはfalseの可能性が十分にあります-ネガ(使用を忘れた場合)。
プロセスを自動化できるプロセスフローシステムを見つける必要があるかもしれませんが、それが質問の性質である場合は、このサイトの範囲外にあると思います。 (このサイトは、既に使用しているアプリに関する質問のためのものであり、アプリを見つけるのに役立ちませんto。
GmailへのGoogle Apps Script API を使用して、必要なものを概算できる場合があります。
(ただし、ワークフローアプリの使用を検討してください。おそらく Asana 、または Bugzilla 、または Google Sites Gadget 。)