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巨大なOutlook受信トレイで生産性を向上-「ソートされた受信トレイ」と頻度

非常に大量の電子メールと大きな受信トレイを備えたExchangeOnlineとOutlook2010を使用しています。私はすでに色付きのカテゴリを使用しており、配布リストを特別なフォルダにフィルタリングしています。また、フォルダなどに異なるライフタイムを割り当てています。それでも、生産性（メールの処理/時間間隔）と信頼性（スタッフを見落とさない）の方が優れている可能性があります。

現在の設定で3つの問題を特定しました。

  1. Gmailが提供する「並べ替えられた受信トレイ」がありません。要するに、この関数は、（バルクメールではなく）個々のメールまたは私が頻繁に返信する人々によるメールを強調表示しようとしました。このロジックによって重要と分類された電子メールを見ると、単に見落としていた電子メールを見つけることがよくありました。

  2. 受信トレイはすでに非常に大きいです。完全に並べ替えるのは時間の無駄ですが、送信者だけでなく、この送信者からのメールの数でも並べ替えることができれば、非常に役立ちます。これにより、受信トレイ内のメールの総数をすばやく減らし、古いものをたくさん削除することができます。

  3. 電子メールに返信するときは、この人とのすべての会話をすぐに確認すると便利なことがよくあります。重要なことについては、CRMをOutlookに接続していますが、日常的なことについては、これにXobniを使用していました。しかし、Xobniはますますリソースを集中的に使用するようになり、私の言語を適切にサポートせず、ソーシャルネットワーク（使用したくない）との接続に焦点を合わせていました。すべての電子メールのフルテキストインデックスを作成しない、Xobniの軽量代替手段はありますか？

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Martin

私は、従来の意味で「受信トレイ」を使用しているという点で、受信トレイの純粋主義者です。すぐに注意を払う必要のあるオープンな作業のみが受信トレイに残り、常に「受信済み」で並べ替えられ、最新のものがリストの一番上に表示されます。他のすべてが削除されるか（touch-it-once戦略）、または時折、メッセージをトピックフォルダにかき集めます。将来のTODOアイテムがある場合は、通常、メッセージをカレンダーにドラッグします。私は一日の終わりまでに空の受信トレイを持つように努めています。 1時間ごとに空にできる場合は成功だと思います。

履歴を確認する必要があるときはいつでも、（通常は）削除したフォルダーに移動し、「差出人」または「件名」で並べ替えて、すぐに元の状態に戻します。列を並べ替えると、typinigを開始して、探しているユーザーまたは件名をすばやく見つけることができることに注意してください。

私は「GroupBy」を軽蔑し、多くの人がそれを使用しているのを見たことがありますが、それがうまく使用されているのを見たことがありません。信頼性と生産性の問題に悩まされていないパワーユーザーがこの機能を使用しているのを見たことがあれば直接関連この機能に投稿を更新します。

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Geoffrey McGrath

受信トレイの問題を解決するための提案がいくつかあります。

まず、個人用フォルダファイルについての言及はありませんでしたか？ PSTを使用していますか？私の現在の仕事では、過去8か月間にPSTに10,000通を超える電子メールがあります。

Outlookで便利だと思ったのは検索フォルダーです（ただし、PSTファイル内のみ）。何らかの理由で、私の同僚の誰もOutlookで検索フォルダを設定していません。検索フォルダは高度にカスタマイズ可能であり、送信者、重要度、添付ファイル付きの電子メールで電子メールを自動的にフィルタリングします。

検索フォルダーに加えて、高度に構造化されたフォルダーレイアウトといくつかのルール設定を使用して、PSTに送受信するすべての電子メールを自動的にコピーします。私が使用しているフォルダ構成は次のとおりです。

2012

  • 受信トレイアーカイブ
    • 1月1日
    • 2月2日
    • 3月3日
    • 4月4日
    • 5月5日
    • ..
    • 12月12日
  • アーカイブを送信しました
    • 1月1日
    • 2月2日
    • 3月3日
    • 4月4日
    • 5月5日
    • ..
    • 12月12日

次に、受信トレイと送信アイテムのルールを作成して、送受信するすべての電子メールが月に応じて適切なフォルダーにコピーされるようにします。このようにして、受信トレイからアイテムを削除でき、古いメールが見つからないことを心配する必要はありません。ルールを更新するようにリマインダーを設定して、受信トレイ/送信済みアイテムが正しいフォルダーに移動するように設定している限り、すべてのコピーを持っています。

受信トレイ/送信済みアイテムのPSTに加えて、削除済みアイテムと呼ばれる別のPSTがあります。メールを削除すると、削除したアイテムのPSTに移動します。プライマリPSTが破損する状況が発生した場合は、受信トレイ/送信済みアイテムのコピーを削除済みアイテムPSTとは別に保持することをお勧めします。少なくとも、すべての電子メールの何らかの形式のバックアップがあります。

これで、すべての電子メール通信を含むPSTができたので、受信トレイ/送信済みアイテムPST内に検索フォルダーを設定します。交換受信ボックスで検索フォルダーを構成すると、交換受信ボックス内に含まれる通信、送信済みアイテム、会話履歴のみが表示されます（交換メール受信ボックス内のすべてをアーカイブしない限り、これは本質的に価値がありません。これにより、交換管理者）。検索フォルダの設定は、フォルダを作成するすべての個人/グループのメールルールを設定するよりもはるかに簡単です。

お役に立てば幸いです。

リッチー

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Richie086