ルームリストなしでルームファインダーを使用する方法はありますか？
私はOutlook 2010を使用しており、Exchange管理者は施設で利用できる多くの会議室用にメールボックスを設定しています。ただし、ルームリストが設定されていないようです。 （[部屋の一覧を表示]ドロップダウンメニューが表示されないため、これを収集します。しかし、[空いている部屋の選択]セクションと[推奨時間]セクションが空になっています。）
Exchangeサーバーでルームリストを生成しなくても、ルームファインダーの便利な機能（ローカルルームのアドレス帳など）を引き続き使用できる方法はありますか？
ルームリストを構成する唯一の方法は、Exchange管理者のみです。私は個人的にこれを回避する良い方法を見つけていません。会議室のみを含む1つ以上のローカルアドレスリストを構成することをお勧めします。次に、スケジュール時にそれらを選択し、リストを展開して、機能しないエントリを削除します。興味深いことに、これを行うと、Room Finderはどの時間に競合があり、どの時間に競合がないかを示します。部屋をより簡単に見つけることができます。
私が見つけたところによると、ルームファインダーは専用の[ルームの選択]ダイアログ（[ルーム...]または[ルームの追加...]ボタンから利用可能）を使用して直接そこにルームを入力した場合にのみ機能します。他の方法で部屋を指定する場合。 [To]フィールドまたは[All Attendees]リストでは、Room Finderはその部屋を通常の参加者と見なします。推奨時間リストに「空室」として表示されません。
したがって、ルームファインダーを使用する簡単な方法は、[ルームの選択]ダイアログで複数のルームを手動で選択することです。
ただし、候補となる会議室のリストが長い場合、これは不便な場合があります。この問題を解決するには、ローカルの連絡先グループを利用できます。そのようなグループを作成し、「My Rooms」という名前を付けて、会議で検討する部屋をグループに追加します。次に、新しい会議を作成し、次の方法でグループを使用します。
- 宛先フィールドにグループ名「My Rooms」を入力します
- Outlookがグループをまだ認識していない場合は、[名前の確認]をクリックします
- 「マイルーム」の左側にあるプラス記号をクリックして、ダイアログを確認します。
- 宛先フィールドのすべての部屋を切り取ります（CTRL+A、 CTRL+X）
- 参加者を入力してください
- [部屋の選択]ダイアログを開きます（ALT+M または、場所のテキストボックスの右側にある[部屋]ボタンをクリックします）
- [部屋]フィールドに部屋を貼り付けて、ダイアログを確認します（CTRL+V、 ENTER）
これで、ルームファインダーショーに、候補の部屋の個人リストから利用可能な部屋が表示されます。
私が見つけた最良の解決策は、選択する部屋のブロックをスケジュールアシスタントに追加し、[名前を付けて保存]を選択し、ファイルの種類として[Outlookテンプレート]を選択して、ファイルをどこかに保存します。建物のフロアごとに1つのテンプレートファイルがあります。ドキュメントフォルダーに移動し、そこから予約するフロアのテンプレートファイルを開くだけです。これを行う場合は、保存する前に、[件名]ボックスと[宛先]ボックスを空白のままにしてください。
部屋の容量をスケジュールアシスタントの画面に表示する方法がまだ見つかりません。 [部屋を追加]ボタンに移動せずにそれができたら、私はとても幸せです。
これは、可能な代替ソリューションである可能性があります： 新しい会議出席依頼のOutlookフォーム（support.office.com） をカスタマイズします。基本的に、必要な部屋が事前に入力された独自の会議フォームを作成します。
- Outlookを開き、予定表フォルダーに焦点を当てます
- メニューから[ツール]-> [フォーム]-> [フォームのデザイン]を選択します。
- [探す場所：]ドロップダウンで、[標準フォームライブラリ]が選択されていることを確認し、使用可能なフォームのリストで[会議]を強調表示して、[開く]をクリックします。
- 会議に追加する部屋を追加します
- [ツール]-> [フォーム]-> [フォームを次の名前で公開]をクリックし、個人用フォームライブラリに保存します。
- この新しいフォームを使用して、将来会議を作成してください！
その新しいフォームへのショートカットを作成してリボンにポップするいい方法があるでしょう...