会社に所属しなくなった従業員向けにカスタマイズされたバウンスメールメッセージの送信
現在、Exchangeサービスにはホスティング会社を使用しています。 Googleアプリへの切り替えを検討していますが、現在パイロットプログラム中です。
ExchangeプロバイダーとGoogleAppsはどちらも、不明なユーザー宛ての電子メールを別のSMTPサーバーに送信する機能を備えています。
次の設定を可能にするSMTPサーバーを設定する方法についてのアドバイスを探しています。
リストを入力するか、過去の従業員のユーザーアカウントを作成することを許可します。過去の従業員に送信されたメールメッセージには、この人物がもう会社にいないことを説明するカスタム応答が送信者に返送され、過去の従業員の作業を処理している人物Xに電子メールを再送信する必要があります。
システムで定義されていない他のユーザーにNDRバウンスメッセージを送信します。
私たちは主にWindowsショップですが、メンテナンスがかなり少ないシステムになるため、これを処理するLinuxソリューションのセットアップに問題はありません。あまり多くの従業員が出入りすることはありません:-)
また、Google Appsに切り替える場合、Googleは各ユーザーアカウントを1日2,000メッセージに制限しているため、このシステムを送信SMTPサーバーにして、Webアプリからの送信メールの送信を処理します。
編集：これについてもう少し説明する必要があります。現在、Exchangeホスティングに使用している会社はNDRを送信していません。彼らは、これはスパマーがサーバーにスパムを送信して、リターンパスに実際の、しかしなりすましの電子メールアドレスを持つ偽のアカウントを送信するのを防ぐためであると主張しています。したがって、NDRメカニズムを介して目的の受信者にスパムメッセージを配信します。
私が制御する別のSMTPサーバーを設定し、それらが現在のアカウントと一致しないすべてのメッセージを配信するようにすることで、NDRメッセージを送信者に送り返すことができます。
過去に、誰かが私たちに電子メールを送信したが、アドレスにタイプミスがあったという問題がありました。ただし、メッセージが配信されたにもかかわらず、プロバイダーがNDRを返送しないため、メッセージについてはわかりません。
元従業員のメールを、元従業員のタスクを現在担当している適切な現在の従業員に転送する方が簡単ではないでしょうか。
オートレスポンダーとフォワードだけでいいと思いますか？
更新：
NDRを送信しないホスティング会社は実際には「良い考え」です。基本的に彼らが防ごうとしているのは「後方散乱」です。後方散乱の詳細については、こちらをご覧ください。
http://en.wikipedia.org/wiki/Backscatter_（e-mail）
あなたがやろうとしていること（つまり、独自のサーバーをセットアップすること）で私が目にする主な問題は、バウンスを送信するためだけにまったく新しいサーバーを使用するよりも、単純な自動応答機能を使用したほうがよい場合があることです。
従業員がもうあなたと一緒にいないことを送信者に伝えるだけでなく、メッセージを「バウンス」したい特別な理由はありますか？
次の問題はもう少し難しいです...跳ね返らないタイプミスのある正当な電子メール。バウンスがないということはエラーがないということですよね？残念だけど違う。しかし、問題を回避するには、問題を詳しく調べたいと思います。
サーバーがメッセージを送信者に返送してはなりません。 SENDERのサーバーはバウンスするサーバーである必要があります。
たとえば、送信者は[email protected]ではなく[email protected]に電子メールを送信します。その後、彼のサーバーはあなたのサーバーに接続します。サーバーはすぐに「ここには「[email protected]」という名前のユーザーがいません。SENDERのサーバーがバウンスを処理する必要があります。
あなたが本当に気にかけるべき唯一の跳ね返りはあなた自身のユーザーに跳ね返ることです。
私はこのALOTを過度に一般化していることに注意してください。そのため、これに穴を開ける人々から大量の返信を受け取る前に、それを考慮に入れてください。
バウンス、スパム、後方散乱などの詳細については、次を参照してください。
http://en.wikipedia.org/wiki/Bounce_message
電子メールとスパムはねじれた世界です。現在、100％の解決策はありません。
私の電子メールサーバーのクライアントがいくつかのブラックリストに載ったとき、私は後方散乱について難しい方法を学びました。サーバーはいたるところにスパムを後方散乱させるために使用されていたようで、（誤って構成された）電子メールサーバーは何千ものバウンスを送信していました。
即座の修正（そして呪われたリストから抜け出す唯一の方法）は、電子メールを黙ってドロップし、バウンスしないことでした。
その後、サーバーはローカル受信者にのみバウンスするように構成されました。
簡単にするために、電子メールのバウンスは基本的に自動応答の特殊な形式にすぎません。あなたの状況では、あなたの元従業員のために簡単な自動応答を設定して、自動応答の内容に応じて電子メールを転送する（または転送しない）ことで簡単に逃げることができると思います。
これがお役に立てば幸いです。
2番目のSMTPサーバーを使用する理由はわかりませんが、ExchangeとADを使用して次のようにします。
- 「元従業員」用に単一のADアカウントを設定します
- メールでそのアカウントを有効にし、必要なすべてのメールアドレスをアカウントに転送します
- そのアカウントのOutlookWeb Accessにログインし、すべてのメールに自動応答を設定します
- また、Outlook Web Accessで、新入社員への特定の転送ルールを設定します
仕事は終わりました。
または、自動応答機能を完全にスキップして、古い従業員の電子メールアドレスをメールボックスの新しい従業員の電子メールアドレスのリストに追加するだけです。
偽の電子メールアドレスの場合は、NDRを送信せず、5xxSMTP応答でメールを拒否するだけです。そうしないと、後方散乱スパムの発生源になってしまいます。
自動応答者については、Mooが言ったこと。
私は実際にあなたが概説したことを正確に試しました、そして私はそれに対して強く忠告します。あなたが説明した方法を設定したとき、メールの送信先がわからない混乱したユーザーからの電話が殺到しました。消費者は、ましてや 考える を読まない傾向があります。
私たちの会社でうまくいったのは、電子メールを交換用（またはそれに最も近いファクシミリ）に転送し、ルールを使用して電子メールを色分けして、カスタム応答を調整できるようにすることでした。
このアプローチは、私たちのオフィスに非常に厳しい移行をもたらしました。