重要だが緊急ではないタスクの時間を見つける
OK、これは技術的な質問ではありませんが、特に小さなお店では、多くのシステム管理者に関係していると思います。
プロジェクトに関係のないタスクや、組織に目に見える価値をもたらさない日常業務はたくさんありますが、それでも重要です。ネットワークやプロセスの文書化、その新しいツール/テクノロジー/プロセスの調査、部下の開発、書類の提出などを考えています。
これらはすべて重要ですが、ガントチャートに表示されないため、またはスキップすると上司が直接あなたに怒鳴る結果になるため、他のことは無視できます。
これらを確実にカバーするにはどうすればよいですか？
私はそれらをタスク管理システムに追加して、「ResearchNewTechnologies」のようなもののために私のカレンダーで定期的な予定をスケジュールしようとしました。しかし、これらは今週など、無視したり、取り消したりするのが非常に簡単な傾向があります。
PS、私はタグcalendar-managementが好きです、 Manager-Tools の人が言うように、あなたはあなたのカレンダーを管理することができます、しかし時間は一定です、あなたそれを管理して、より多く/より少なく作成したり、通過する速度/速度を変更したりすることはできません。
これは主観的なものなので、一番助けになるものを捨てるだけだと思いました。それらのすべては、「時間管理をより良くする方法」から引用して、他の場所で見つけることができます。記事など。それらはまさに助けになるものですme。彼らは必ずしもあなたを助けるとは限りません。
つまり、マイレージは変動する可能性があります。
また、目前の質問に対する直接的で簡潔な答えである必要はありませんが、使用すると、時間管理の改善に全体的に貢献し、時間の解放に役立つという直接的な全体的な効果があります。それらの重要であるが緊急ではないタスク。
1.）あなたの仕事をするために皆を訓練しなさい。意味; 5人のチームに所属していて、MS Exchangeを知っている人、LAN、ルーティングなどを知っている人が1人いる場合。ADとコアMS管理を知っている人、Linux/Unixを知っている人が1人います。 LAN /ルーターの男について..知識を広めましょう。たぶん、ADの女の子はスパニングツリープロトコルがどのように機能するか知りたいと思っています。おそらく、Exchangeの人は、自分のパケットが「a」から「b」、「c」にどのように行き来するのかを知りたがっています。彼らと協力して、いくつかの優れた基本的な知識について彼らを訓練させます。これを行うことで、氾濫し、ドキュメントや機器の更新予測リストなど、小さいながらも重要な作業を行う時間を見つけることができない場合に、彼らに助けを求める傾向があります。彼が必要としていたあなたの上司、ああ、言う..昨日。ピアのトレーニングをうまく行った場合は、それらのスイッチポートのラベルを付け直したり、デバイスのSNMPを確認したり、すべてが監視システムに接続されていることを確認したりすることで、大きな助けを求めることができます。
そうは言っても、彼らの仕事のいくつかを学ぶためにも同様に準備してください、そして正当な理由があります。それはあなたが彼らがどこから来ているのかを理解するのを助け、あなたが楽しむ自由を彼らに与えるでしょう。
2.）自分用の「メールスケジュール」を設定し、メールチェックを1日の特定の時間に制限します。非常にトラフィックが多く、忙しい電子メール環境で作業している場合は、4つほど言ってください。自分に直接当てはまるものと、早急な対応が必要なものに焦点を当てます。 「この時点でメールを確認する」スケジュールに固執します。
3.）タスクを短期間のチャンクに分割してそれらに費やします。つまりマルチタスクですが、1つのタスクに集中しすぎて、それに夢中になったり、燃え尽きたりしないでください。 20〜30分ほど作業してから、別の場所に移動します。マルチタスクを成功させるには、興味をそそられ続けることが重要です。 WSUSのトラブルシューティングに夢中になり、とらえどころのない16進エラーコードを次々と追跡することに何時間も費やすのは、まったく簡単すぎます。
4.）たまに休憩してください。実際に起きて歩き回る。血を流してください。水を取りに行きなさい。頭をすっきりさせて（あなたが直接焦点を合わせていたもの）、何か他のことを考えてください。これがどれほどさわやかで、目前の次のタスクに集中するのにどれほどうまくそして迅速に役立つかに驚くでしょう。
5.）プロジェクト管理のためにインターネット上のリソースをチェックしてください。通常、そこには、一般的な時間管理スキルとともに、あなたのような質問に直接対処する優れたヒントやコツがあります。あなたは驚かれることでしょう。
6.）これは奇妙に聞こえるでしょうが、怠惰になるように働きます。自動化、自動化、自動化する方法を学びます。タスクを何度も繰り返す時間を無駄にしないでください。可能であれば、スクリプトを使用してそれを行う方法を学びます。これを言う適切な方法は、「難しくはなく、賢く働く」ことだと思います。
7.）毎日、毎週、毎月に分割されたシンプルなやることリストを使用します。同様の方法で、「クリティカル」、「非クリティカル」、「長期」のタスクに優先順位を付けます。リストに貼り付けます。更新してください。古くならないようにしてください。毎朝最初に行うことと、出発する前に最後に更新することを行います。これは、思考の継続性などに不思議に思います。
8.）会議の多い組織で働いていて、毎週何トンもの無意味な会議に時間を費やしていることに気付いた場合は、この哲学を使用してください。会議に招待された場合、それはあなたに直接適用されますか、それともあなたは主要な利害関係者ですか？そうでない場合は、どのように時間を費やすことができるかを検討してください。特に、議事録の要約が電子メールで送信された場合。通常、会議の招待状には（電子メールで）「承認」、「暫定」、「拒否」のオプションがあります。恐れることはありません、あなたはそれらを使うことができます。
会議に参加するときに、最初の5分間に明確な議題や表示された議題がない場合は、すぐに会議を終了します。出て行け。 10回のうち9回は、1時間ほど動き続け、意味がありません。これは、リストのない食料品店にチームを送るのと同じです。彼らが出てくるのは、食料品の寄せ集めのミックスです。あなたがその会議から出て行くものと同じように。
とにかく、もう一度、インターネット上のPM参照をチェックしてください。それらはそれだけの価値があります。
HTH ..
完全なシステムを実装していなくても、Getting Things Doneはすばらしい本であり、非常に役立ちます。 GTDは非常に長い取り組みであり、圧倒されないでください。
しかし、完璧なシステムはありません。あなたの組織システムがあなたの自由な時間をすべて引き継ぐならば、あなたが組織化しようとしている理由を見失うことは非常に簡単です。
地図は領土ではありません。
よりドメイン固有の本については、チェックアウトしてください： システム管理者のための時間管理 Limoncelliによる。これにより、さらに洞察に満ちたヒントがいくつか提供されます。
私も個人的に todo.sh を使用しています。これは素晴らしいtodobashスクリプトです。これは、ユニットテストされ、リビジョン管理されている、私が知っている唯一のbashスクリプトでもあります。
これらのタスクを処理する最善の方法は、A）発生する日常の問題にすべての時間を費やすのではなく、B）時間を予約するように、スケジューリングシステムを考案することであることがわかりました。処理が必要なドキュメントやその他のバックオフィスの問題について。
その観点から、David Allenの Getting Things Done （GTD）を強くお勧めします。絶えず変化するTODOリストを管理する彼のシステムは、管理者とマネージャーの作業方法によく適合しています。私はそれを3年間使用していますが、私の時間ははるかに生産的であり、処理する必要のあるこれらの小さな問題のすべてに対処できないとは決して感じません。
これがインフォマーシャルのように感じたら申し訳ありませんが、彼の本は本当に役に立ちます。
私は「一度だけ処理する」テクニックが好きです。可能な限り、やることリストにあるものをできるだけ早く削除してください。
- 受信トレイで人事部からフォームを作成したら、すぐに実行して返送してください。
- 会社でタイムシートに記入する場合は、開始したら、完了するまで停止しないでください。
- プロセスを文書化する場合、次に少し遅くなってプロセスを実行するときは、進行中にプロセスを入力します（または、必要な場合はドキュメントを更新します）。
他のドキュメンテーションタスクの場合、それらは仕事に少し時間を追加しますが、あなたはそれらを行う習慣を身につけなければなりません。例えばスイッチ/パッチパネル接続のスプレッドシートがある場合は、を使用して、変更を加えるたびに更新する必要があります。そうしないと、後で整理するのにより多くの時間がかかります。 。同様に、パッチパネルはたくさんのベルクロテープで非常に整頓されており、パッチ接続を変更するとすべてのベルクロをやり直すのに少し時間がかかりますが、すべてがどこにあるかを確認できるので、それだけの価値があります。
「ResearchNewTechnologies」をより具体的な項目に置き換えるのはどうですか。
SELinuxの調査に15分（または30分）を費やし、次のいずれかに答える作業を行います。
- どうすればインストールできますか？
- 環境に最適な操作モードとその構成方法を教えてください。
- ログエントリをどのように解釈しますか？
- ルールを作成するにはどうすればよいですか？
「ネットワークの文書化」なども同様です。
このようなもののモニカとして「手帳」が好きです。
ここには2つの別々のものがあります。 1つ目は、システムを導入し、それに従うのに十分な規律を身に付けることです。そこにはたくさんのシステムがあります..GTDは多くの報道を受けています。個人的には、フランクリンとGTDのハイブリッドを使用しています。実行する必要のあることをキャプチャし、それらに簡単に優先順位を付けてスケジュールできるようにするフレームワークを用意します。私はこれがあなたが分解しているところだと思う..あなたが指摘したように、あなたはスケジュールを立ててから取り消し線を引く。
2つ目は、そのフレームワーク内でQuadrant 2 stuff { important but not urgent }が実際に取得する方法を持つことです。第2象限は、組織（および個人的に）にとって真の永続的な価値のある場所であり、通常、十分な注目を集めることはほとんどありません。
それらを「私」のタスクとは考えない（または参照しない）ことから始めることができます。組織にとって重要でない場合は、会社の時間に実行しないでください。もしそうなら、それらはどういうわけかミックスに折りたたまれる必要があります。彼らが本当にあなたについてであるならば..あなた自身の時間に同じ原則を適用してください。
私が見つけた最善の方法は、これらのものを他のプロジェクトとして扱うことです。優れた手帳システムには、プロジェクトからタスクをキャプチャして含めるプロセスがあります。不定形の理想（たとえば、ドキュメントサーバーの構成）を取り、それを実行できる最小のタスク（空のドキュメントの構築、ドキュメントネットワークの構成、ドキュメント共有など）に分解します。次に、それらのタスクのいくつかを日次/週次計画に含め、それらの小さな部分を実行する方法を毎週見つけます。毎週ではなく、毎週と言ったことに注意してください。それは一種の回復のようなものです..今日が重要であり、あなたは今日あなたのシステムを動かし、そして明日あなたは明日を心配します。
これはあなたをそこまで到達させることはできませんが、それは始まりです。結局、これはシステムを維持するための規律の比較的小さな拡張です。しかし、それはあなたを「仕事を成し遂げる」から「物事をより良くする」へと変える部分です。
編集-元の作者からのコメントに返信します。
明確にしてください-この議論は、「組織的価値が低い」項目については[〜＃〜]ではなく[〜＃〜]です。他に何もすることがない限り、重要でないタスクに時間を無駄にしないでください。このジレンマ（および私の答え）は、[〜＃〜]高い[〜＃〜]組織的価値があるが、時間に敏感ではないタスクに関するものです。
コメントについて考えたことを思い出したもう1つの戦略。事実上すべての第3象限（緊急度が高く、重要度が低い）タスクは、都合がよいまで無視または延期できることがわかりました。秘訣は、どの緊急アイテムが重要でどれが重要でないかを知ることです。
それはtahtと戦うための非常に重要なことの1つだと思います。タスクの適切なセグメンテーションを行うことです。
4つのフィールドに分割された円を描き、円の各フィールドに属性を与えます
- VI- LU非常に重要で緊急性が低い
- VI-VU非常に重要非常に緊急
- LI-VUそれほど重要ではない非常に緊急
- LI-LU重要性が低く緊急性が低い
次に、適切な方法でジョブをセグメント化し、時間の経過をより適切に把握するためにクロスワークを実行できます。ある時私はVIの2つについて自分自身に言いましたLUタスクあなたは1つのLI-LUを拾うことができます。
一般的に、私のリストの1番目の位置は、投資家、所有者、および大きな決定を下すが急いでいない人々に向けられるべきであると彼らは言いました。
2番目のステップは、消火栓を仕事とするトップマネージャー向けです。
3番目と4番目は雇用主の低い評価のためのものです
私は「自分の時間」で新しいテクノロジーを学ぶことになり、それを「継続教育」であり、自分のキャリアにとって良いことだと考えています。
これらのことを、それらを生成したタスクの一部にします。
新しいソフトウェアをインストールしましたか？それをインストールする計画の一部にそれを文書化することを含めてください。
スタッフの育成-これは、1つまたは2つの特定のトレーニングを除いて、すべての新しいタスクを通じて継続的に行われる可能性があります。これらは重要であるため、必要な時間を与える価値があります。
事務処理は？事務処理を生成したタスクの計画の一部にそれを含めます。
毎日、管理のために一定の時間をブロックします。バックログを発生させない場合は、それに追いつくのは簡単です。
研究する時間がありませんか？これも仕事の重要な部分であり、些細な追加ではありません。時間がない場合は、リソースが不足しているか、火災と戦うためにこのようなものから引きずり出されている場合は別の問題があります常に。
おそらくあなたが聞きたい答えではないかもしれませんが、私は年をとるにつれてその種の仕事のためにより多くの時間を得ることがわかりました-人々はあなたにもっと多くの時間を与え、あなたにあまり「ぼろぼろ」にしないでください。
あなたが人々からがらくたをとることにいつも満足していることを示すなら、彼らはそれを続けます、あなたが年をとると、あなたはこれを試みる人が少なくなるので、あなたはあなたの組織に利益をもたらす最善の方法を選んで選ぶことができます。
そして、はい、私たちは私たちが同じ年齢であることを知っています:(